时间管理工具｜第一象限工作法——附A4纸工作法模板

时间管理

什么是绝对公平、不用花费、被每个人无偿使用的稀缺资源?是时间!可是,在使用完全一样多的时间时,不同的人却有不同的结果:有高效率的人,一天做了两天的事;有低效率的人,一天的事情却做了好几天;还有的人,工作杂乱无章,毫无计划,整天东一下西一下;所以做好时间管理是每个职业人士必须掌握的基本技能,而第二象限工作法正是做好时间管理一个首选工具.

“四象限”的工作分类（一）

我们日常的工作一般都可以从两个方面来分析:

第一方面:紧急程度
有些工作特别紧急,需要马上处理,按照优先顺序的原则,紧急的事排在前.有些事不太紧急或不紧急,可以往后推一推,根据优先顺序原则把不太紧急或不紧急的事排在后面.在工作中确实存在着紧急程度之分,紧急之事要求马上就做,刻不容缓,不紧急之事可以往后推一推,另找时间安排去做.

【案例】某销售经理某天工作紧急程度划分:

第二个方面：重要程度
工作也可以按照重要程度来划分,重要的工作需要花费较多的时间和精力去做,对于不太重要或不重要的工作只需花费较少时间去做.显然,优先顺序原则就是重要的排在前,不重要的排在后.因此,在工作中要集中精力和时间将重要工作做好,不太重要或根本无重要性可言的工作可不做或授权给其他人做.

【案例】某销售经理某天工作重要程度划分:

“四象限”的工作分类（二）

所有的工作都既有紧急程度不同,又有重要程度的不同.根据这两个维度,可以将工作分成四类,如下图所示:

第I象限:既紧急又重要的事项

紧急是指必须马上做的事项;重要是指对公司、部门或者个人有重大影响的事项.例如销售部经理要处理客户投诉.需要职业经理临“急”不乱,能够使顾客对你的解释或处理结果接受和满意.但是,如果顾客投诉增多,每天都要处理类似事件,则要考虑产品是否出了问题?销售人员的销售或服务水平是否降低?

第II象限:重要但是不紧急的事项

例如销售经理制定下属员工奖金提成及发放规定,新聘的销售人员的培训等虽然非常重要,但可以拖一段时间.然而一旦这些重要的事项没有在限定的时间内完成,等到要上交或实施时才着急去做,就变成第一象限的工作—既重要又紧急.一般情况下,重要的事项都是可以在一定的时间内完成的,一般有较充足的时间安排.但是,由于每天忙于琐碎事务,经常把重要的事搁置起来或认为还有时间,结果做了次要的事反而将重要的事拖到最后一刻,不但时间仓促,质量和效果也不能令人满意.

第III象限:紧急但不重要的事项

销售经理解决客户投诉,上司找你了解工作等等都是紧急的事.下属请示工作、电话、会议、来访等基本上也属于这一象限.由于对时间没有计划性,没有按优先原则排序,所以经常把一些紧急的事当成重要的事来处理,颠倒了主次.

第IV象限:不紧急和不重要的事项

不要为既不紧急也不重要的事而花费宝贵的时间与精力,这个象限的事情就不要去做好了.
【事例】肖经理一天的工作主要是接电话、辅导下属工作、与财务经理谈销售费用的预算、与行政部门经理闲聊、向营销总监汇报工作、与人事经理谈某下属的奖金问题、撰写招聘计划等.

事例分析

依据工作的重要性、与公司部门及个人发展的相关性等排列出一定的顺序,首先处理排在前面的即重要事项.肖经理可能某一天要与财务经理商讨有关销售费用的提成问题,因为下属和上司在等待着结果的颁布,因此,这一事项就有可能是最需要优先解决的;肖经理某一天必须修改并上交给总经理市场调研报告,因为这一报告直接影响和关系到某一产品的设计、生产和销售等问题.这一报告经过几次修改上司都不太满意,销售经理必须今天抽出多半天来亲自完成它,还一定要做得出色才行.因此这位销售经理当天就要优先做这一项工作;而其他一些例行性的工作事项、或者下属能够完成的一些报告、事务性工作等,可以交由下属完成或者放在次要的时间和次要的位置上去完成和去处理.

第二象限工作法（原则一）

合理地将自己的工作按紧急和重要程度划分到不同的象限;
先做或者将大部份时间和精力用于做属于第二象限的工作;
许多第一象限的工作,实际上也是由于没有按照第二象限工作法去做而产生的,注意纠正;
不要被第三象限中一些工作的假象所迷惑,他没有你想象的那么重要,或者你的重要性在于你去处理第二象限的工作;
根据第二象限的工作制订计划;
80%的时间做第二象限的工作,20%的时间做其他象限的工作.

第二象限工作法（原则二）

根据四象限的原则,职业人士在安排工作、完成任务时一定要遵从重要性优先的原则,合理的将自己的工作和事项划分到不同的象限中.先完成重要而不紧急的事项即属于第二象限的工作.不要把重要的事项最后都推到第一象限,也不要整天集中精力在第三象限上,去做一些看上去非常紧急却不那么重要的事项,更不要无所事事地浪费时间和生命,养成一些躲避或逃避性的习惯.要做好第一象限的工作但不要太多,尽可能把紧急事项与重要事项区分开来,留出一定时间处理紧急事项而不是陷在紧急事务中.注意区分第一、第三象限,确实紧急且重要还是只是紧急,不要被紧急的假象迷惑住.因此,我们所说的优先次序原则就是要让你从此出发,规划和排列出工作事项的优先顺序并严格按照已经排列的优先顺序进行工作.

附上几个实用案例：

1.质量管理人员时间管理矩阵：

2. A4纸工作法（两个不同的模板）：